Kommunikation in der Transformation

Communication is Key – Das hörst du bestimmt nicht zum ersten Mal. Doch gerade heutzutage brauchen wir sie mehr denn je. Nicht nur die digitale Transformation schafft neue Herausforderungen für die Arbeitswelt, sondern viele Organisationen sind in der agilen Transformation auf dem Weg, auf ein immer komplexer werdendes Geschäftsumfeld zu reagieren. Der Erfolg der agilen Transformation hängt stark von einer effektiven Kommunikation ab, sowohl innerhalb der Teams, als auch in der gesamten Organisation. Jedoch wird uns von Unternehmen vielfach rückgemeldet, dass sie Schwierigkeiten in der Kommunikation haben und nicht wissen, wie sie diese systematisieren können. In diesem Blog gehen wir auf die entscheidende Rolle der internen Kommunikation bei der agilen Transformation ein und beleuchten ihre Bedeutung, verschiedene Formate und die Rolle von Kommunikation für das Vertrauen von Mitarbeitenden.

Was ist agile Transformation?

Bevor wir uns näher mit dem Thema befassen, wollen wir kurz verstehen, was agile Transformation bedeutet. Unter agiler Transformation versteht man den Prozess der Einführung agiler Prinzipien und Praktiken, um die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen, die Effizienz zu verbessern und Innovationen voranzutreiben. Dazu gehört die Abkehr von traditionelle Unternehmen mit hierarchischen Strukturen hin zu funktionsübergreifenden Teams, iterativer und schrittweiser Entwicklung sowie kontinuierlichem Lernen und Verbessern. Das Ziel ist die schnellere Bereitstellung von Qualitätsprodukten oder -dienstleistungen, die den Kundenbedürfnissen entsprechen. Dabei wird die Organisation menschenzentrierter, das heißt sie soll sich mehr auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter:innen ausgerichtet werden. Die Ironie: viele scheitern dabei an der Kommunikation zu ihren Mitarbeitenden. 

Die Rolle der internen Kommunikation in agilen Unternehmen

Wenn von Corporate Communication die Rede ist, wird häufig an Marketing, Social Media & Co., also der Kommunikation zu Kunden und anderen externen Stakeholdern gedacht. In einem agilen Unternehmen spielt die interne Kommunikation jedoch eine ebenso entscheidende Rolle, um die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Abstimmung für internen Stakeholder zu fördern. Die interner Kommunikation umfasst alle Kommunikationsprozesse, die innerhalb von Organisationen zwischen Organisationsmitgliedern geführt werden. Die agile Transformation ist als disruptive Veränderung zu sehen, in der Kommunikation als Brücke dient. Sie verbindet die Teams, Abteilungen und Einzelpersonen miteinander und es ermöglicht es ihnen, nahtlos auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Effektive interne Kommunikation fördert Transparenz, Vertrauen und ein gemeinsames Verständnis, die als Teil des agilen Prozesses unerlässlich sind.

Warum ist Kommunikation bei der agilen Transformation notwendig?

Agile is constant change – und Veränderung muss durch Kommunikation unterstützt werden. Die Transformation aktiv kommunikativ zu begleiten ist besonders wichtig. Es gibt mehrere Gründe, die die Bedeutung der Kommunikation bei der agilen Transformation unterstreichen. Zunächst sollen vier davon aufgeführt werden:

1. Umgang mit Komplexität: Bei der agilen Transformation geht es darum, neue Arbeitsweisen einzuführen, sich stetig neues Wissen anzueignen und sich durch die Komplexität zu bewegen. Eine klare und konsistente Kommunikation hilft, eine erhöhte Risikowahrnehmung und die persönlichen Belastungen der Mitarbeitenden zu verstehen, einen klaren Purpose zu vermitteln und Mitarbeitenden ihre Rolle in diesem Prozess zu vermitteln. In selbstorganisierten Teams ist die selbstständige Koordination und der Umgang mit komplexen Prozessen nur durch Kommunikation möglich.
2. Gestaltung der Unternehmenskultur: Die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur während der agilen Transformation. Durch effektive Kommunikation können Führungskräfte agile Werte wie Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und kontinuierliche Verbesserung stärken und so eine Kultur schaffen, die agile Praktiken unterstützt.
3. Transformationsherausforderungen bewältigen: Die agile Transformation kann für die Beschäftigten eine Herausforderung sein, besonders in der frühen Phase in den ersten Monaten. Kommunikation hilft dabei, unterschiedliche Erwartungen wahrzunehmen, persönlichen Druck, Sorgen und Ängste anzusprechen und sicherzustellen, dass sich jeder Einzelne auf dem Weg der Transformation unterstützt und motiviert fühlt.
4. Konflikte vorbeugen Eine offene Gesprächskultur fördert die Zusammenarbeit und beugt Konflikte vor – Stichwort: Psychological Safety. Offen seine Bedürfnisse und Grenzen zu äußern, sollte im Arbeitskontext normalisiert werden. Dabei kann die interne Unternehmenskommunikation eine Vermittlungsposition einnehmen und durch Active Listening auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen eingehen

Agile Kommunikation: Was beinhaltet sie?

Agile Kommunikation unterscheidet sich von traditionellen Kommunikationsansätzen durch ihren Schwerpunkt auf Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit. Sie basiert auf den Prinzipien der Transparenz, des häufigen Feedbacks und der iterativen Verbesserung. Zu den wichtigsten Merkmalen der agilen Kommunikation gehören:

1. Offene und transparente Kommunikation: Agile Kommunikation fördert einen offenen und transparenten Dialog auf allen Ebenen der Organisation. Sie erleichtert den Austausch von Informationen, Ideen und Feedback und schafft so ein Umfeld, das die Zusammenarbeit und Innovation fördert. Aus Scrum kennen wir schon, wie wichtig ein hohes Maß an Transparenz für ganze Unternehmen im Rahmen von Empirie ist. Kommunikation ist für Transparenz unerlässlich, welche im nächsten Schritt Verbesserungen anregen kann.
2. Häufiges und iteratives Feedback: In einem agilen Unternehmen beschränkt sich die Kommunikation nicht auf gelegentliche Updates oder formelle Treffen. Sie beinhaltet regelmäßige und zeitnahe Feedbackschleifen, die eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung ermöglichen. Eine offene und ehrliche Kommunikation kann dabei die Bindung zwischen Mitarbeiter:innen und auch Führungskräften stärken und ihre Arbeitsmotivation erhöhen.
3. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Agile Kommunikation bricht Silos auf und fördert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Sie bringt Menschen mit unterschiedlichem Fachwissen zusammen, ermöglicht eine crossfunktionale Zusammenarbeit und fördert so ein gemeinsames Verständnis und die gemeinsame Verantwortung für die Ziele.

Agile Kommunikationsformate

Agile Kommunikation kann in verschiedenen Formaten erfolgen, je nach den Bedürfnissen und Vorlieben der Organisation. Idealerweise stellt ein Unternehmen verschiedene Kanäle bereit,um Austausch und Dialog zu fördern. Damit haben wir bisher gute Erfahrungen gemacht. Zu den wichtigsten Kommunikationsformaten in agilen Organisationen gehören:

1. Tägliche Stand-up-Meetings: Diese kurzen, zeitlich begrenzten Meetings ermöglichen es den Teammitgliedern, ihre Arbeit zu synchronisieren, Fortschritte auszutauschen und Hindernisse oder Abhängigkeiten zu erkennen. Sie fördern die Transparenz, die Zusammenarbeit und eine schnelle Entscheidungsfindung.
2. Kanban-Tafeln: Kanban-Tafeln bieten eine visuelle Darstellung von Arbeitsaufgaben, deren Status und Fortschritt. Sie dienen als Kommunikationsmittel und ermöglichen es Teams, Aufgaben zu verfolgen und zu priorisieren, Engpässe zu erkennen und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Sie geben die Möglichkeit Inhalte transparent und übersichtlich darzustellen.
3. Retrospektiven: Retrospektiven sind regelmäßige Treffen, in denen Teams ihre Arbeit reflektieren, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und potenzielle Lösungen diskutieren. Sie fördern kontinuierliches Lernen und eine Kultur des Feedbacks.

Leadership in der Kommunikation: Vertrauen schaffen in der agilen Transformation

Effektive Kommunikationsführung ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und die erfolgreiche agile Transformation. Kommunikationsverantwortliche fungieren als Katalysatoren und stellen sicher, dass die Kommunikationskanäle offen und zugänglich sind und mit den agilen Prinzipien übereinstimmen. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei:

1. Klare Kommunikationsziele setzen: Kommunikationsleiter/innen definieren die Ziele und gewünschten Ergebnisse der agilen Kommunikation. Sie stimmen die Kommunikationsbemühungen auf die übergeordneten Ziele der Organisation ab und stellen sicher, dass die Botschaften bei den internen Stakeholdern ankommen.
2. Befähigung der Teams: Kommunikationsleiter:innen befähigen die Teams agil und reaktionsschnell zu sein. Sie stellen die notwendigen Ressourcen, Unterstützung und Anleitung bereit, um eine effektive Kommunikation in der gesamten Organisation zu ermöglichen. In einem neuen Ideenfindungsprozess kommen crossfunktionale Teams zusammen und statt strengen Hierarchien geht es im agile Management nicht nur um das reine Informieren, sondern um die Befähigung aller Mitarbeitenden zur Selbstorganisation.
3. Förderung einer Kommunikationskultur: Kommunikationsleiter/innen sorgen für eine Kultur, in der Kommunikation geschätzt und gefördert wird und in das Tagesgeschäft integriert ist. Sie setzen Kommunikationseinheiten häufig einund fördern somit Transparenz, aktives Zuhören und einen offenen Dialog, der das Vertrauen und die Zusammenarbeit stärkt. Eine direktive Kommunikation war üblich für eine traditionelle Organisation, widerspricht jedoch den Werten und Prinzipien der agile Produktentwicklung. 

Fazit

Geredet wird sowieso! In einer Organisation kommunizieren alle mit – positiv, sowie negativ. Durch strategische interne Kommunikation kann eine positive Kommunikationskultur unterstützt werden, die vom traditionellen managementorientierten Top-Down-Kommunizieren abweicht. Eine erfolgreiche agile Transformation hängt stark von der Motivation und dem Vertrauen der Mitarbeiter:innen ab. Im Gegensatz zu traditionellen Unternehmen ergibt sich hierbei ein anderer Führungsstil, in dem die Funktionsfähigkeit der internen Kommunikation keine Frage ist, die hinten angestellt werden sollte. Durch die Förderung von Transparenz, Zusammenarbeit und gemeinsamem Verständnis spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von Komplexität, der Gestaltung der Unternehmenskultur und der Bewältigung von Transformationsherausforderungen. Es muss ein neues Verständnis entwickelt werden, wie agile Unternehmen Kommunikation anleiten und ihre Prozesse kommunikativ begleiten. 

Du bist ganz Ohr und kennst das Kommunikationsproblem in der agilen Transformation? Wir arbeiten gerade an einem Plattformkurs, der dich in die Grundlagen von interner Kommunikation in einer agilen Organisation einweist und dir Wege aufzeigt, die Kommunikation in deiner Organisation zu verbessern. Auch an einem weiteren Kurs zur verbesserten Kommunikation innerhalb agiler Teams sitzen wir gerade – Stay tuned!

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