In diesem Blog möchten wir dir ein agiles Spiel vorstellen, das hilft, den Unterschied zwischen einem agilen Vorgehen in crossfunktionalen Teams und einem klassischen Vorgehen mit zentralem Projektmanagement anschaulich zu verdeutlichen. Das Spiel eignet sich hervorragend als Einstieg in einen Workshop, da es sehr aktivierend ist.
Grundsetting
Das Spiel wird in zwei Runden durchgeführt. Das Team hat ein vorgegebenes Zeitlimit und muss in dieser eine Kundenanfrage umsetzten. In der ersten Runde hat lediglich die Projektleitung Informationen zur Kundenanfrage und muss die Spezialisten im Team anleiten. In der zweiten Runde wird die Rolle der Projektleitung aufgelöst und das Team ist crossfunktional aufgestellt. Das Team stellt fest, dass es in der zweiten Runde viel schneller ist oder die Anforderung im Gegensatz zur ersten Runde sogar überhaupt final umsetzt.
Ablauf Runde 1
Benenne in Runde 1 eine Projektleitung. Diese wird zum Spielstart ein Bild mit einer Produktanforderung von dir erhalten. Auf dem Bild sind geometrische Formen unterschiedlich platziert.
Die restlichen Personen im Team werden festen Rollen zugewiesen. So gibt es vielleicht eine Rolle „rote Kreise“, „blaue Dreiecke“, „grüne Rechtecke“ etc. Das hängt etwas davon ab, welche Formen du nutzt und wie du dich organisierst. Nochmal: Die Rollen sind fest. Versteh dies wie Stellenbeschreibungen. Alle haben feste Aufgaben und dürfen auch nur diese machen. Wenn du mehr Rollen als Personen im Durchgang hast, kann eine Person auch zwei übernehmen. Dann darf die Person beide Formen bewegen.
Das Team kennt die Gesamtsicht des Produktes nicht. Aufgabe der Projektleitung ist es nun, durch Kommunikation das Team anzuleiten, mit den Formen der Rolle die Vorgabe exakt nachzubauen.
Etwa zur Hälfte der Zeit gibst du einen Change Request ein. Auf diesen gibt es leichte farbliche Veränderungen und Verschiebungen im Produkt. Das Projektmanagement muss diese nun Kommunizieren und anpassen lassen. Stelle auch hier sicher, dass auf das Detail geachtet wird. In dieser Runde wirst du viel Kommunikation wahrnehmen, welche dann zentralisiert zum Projektmanagement geht. Es kann sein, dass es zu Momenten der Überforderung kommt.
Einzelne Personen werden den anderen helfen wollen, was aber nur schwerlich gelingt, da sie keine Sicht auf das Produkt haben. Durch „Langeweile“ wird versucht sich Aufgaben zu kreieren, wie „alles nochmal etwas schöner Rücken“. Sehr wahrscheinlich wird das Team nicht fertig werden. Das ist so weit ok. Schließe hier eine sehr kurze Nachbesprechung an und Teaser kurze Fragen wie: „Wie habt ihr euch gefühlt?“, „Was war eine Herausforderung?“ „Wie lief der Change Request?“, „Was passiert bei mehreren Change Requests?“. Hier geht es darum, gedanklich ein Paar Pfeiler zu verankern, um es leichter zu machen, auf diese in der abschließenden Besprechung zurückzukommen.
Ablauf Runde 2
Leite nun ein, dass wir das Projektmanagement entfernen. Natürlich hat dies strukturelle Gründe und nicht persönliche. Um nun erfolgreich zu sein, brauchen wir volle Transparenz und ein Team, welches Crossfunktionalität aufgebaut hat. Wir lösen also auch die starren Stellen auf. Alle Personen dürfen nun alle Formen bewegen und wenn du Remote bist auch einfärben. Starte direkt rein. Es ist ein schöner Moment, im Zeitrahmen zu sehen, wie schnell das Team sich selbstorganisiert. Machst du das vor dem Timeframe, wird oft zu lange diskutiert, bis das perfekte Setting da ist. Das geht etwas gegen die Idee des explorativen Vorgehens. Nimm dann lieber in die Nachbesprechung den Gedanken mit: „Ihr habt euch sehr schnell selbstorganisiert. Wenn wir jetzt ein weiteres Produkt hätten, wie würdet ihr euch im Rahmen einer Retro noch verbessern wollen?“
Der Change Request geht dann natürlich an das gesamte Team. In der zweiten Runde wird man auch sehen, dass durch die Transparenz das Team jetzt einen besseren Blick auf die Qualität hat. In Runde 1 ist es schwer zu verstehen, ob „das Dreieck auf zwei-drittel Höhe, leicht gekippt zum blauen Rechteck steht“. Mit der Transparenz ist dies nun möglich und es gibt immer ein bis zwei Personen, die am Ende freiwillig nochmal einen Check machen und alles durchgehen, bevor das Produkt abgegeben wird.
Sicherlich werden dir zahlreiche Unterschiede bei den beiden Runden auffallen, welche du auf die derzeitige Situation auf das Team matchen kannst. Die Zentralisierung von Informationen über das Projektmanagement, die Bedeutung von Transparenz, die Verbesserung der Qualität, die Erhöhung der Geschwindigkeit, das gemeinsame Lernen, die grundsätzliche Notwendigkeit des Lernens und die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen sind vielleicht die wichtigsten Punkte…
Und ja, es ist natürlich auch möglich dieses Spiel zu kritisieren. Je nach Haltung der Gruppe könnte betont werden „In der Realität ist das aber schon anders“. Ja das ist wahr. Es ist ein Spiel. Es überspitzt und es lässt System 1 nicht gut dastehen. Es stecken aber auf vereinfachte Weise viele Wahrheiten dahinter und es macht deutlich, welche Hebel uns zum Erfolg verhelfen.
Schauen wir neben der Grundidee auf ein paar begleitende Hinweise.
Der Change Request
Hier nochmal deutlich herausgestellt: Kein Projekt läuft so, wie es soll. Auch unseres nicht. In beiden Projekten wird es im Laufe der Umsetzung einen Change Request des Kunden geben. Dieser wird dann an die Projektleitung bzw. in der zweiten Runde an das Team weitergeleitet. Das Team muss dann darauf reagieren und das Produkt entsprechend anpassen.
Remote und vor Ort
Das Spiel ist in beiden Formaten möglich. Hybrid leider nicht. Wenn du das Spiel vor Ort machst, musst du sicherstellen, dass du die entsprechend Materialien dabeihast. Wir nutzen eine Ladung von unterschiedlich gefärbten Zetteln in unterschiedlichen geometrischen Formen. In der Vorbereitung puzzelst du vier Bilder (zwei Pro Runde) und fotografierst diese ab.
Remote geht das Ganze mit Kollaborationstools wie Miro oder Mural. Hier bereitest du auch vier Bilder vor. Investiere etwas Zeit darein, die Handhabung des Tools sicherzustellen. Es wäre ärgerlich, wenn in der Nachbesprechung nur herauskommt das Tool war blöd. Das Setting kann im Remote insgesamt etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das kommt darauf an, wie erfahren das Team im Umgang ist. Ebenso kann es Herausforderungen geben Farben richtig zu platzieren. Wir lassen Remote Teams die Formen meist selber einfärben. Das macht etwas mehr Spaß und wird schwieriger.
Vor Ort hast du blaue Karten, online kann das Dreieck in drei Arten von blau gefärbt werden. Es liegt an dir, ob du das in der Nachbesprechung anmerkst („Ihr habt in Runde 1 zu oft die falschen Farben gewählt“) oder gleich mit reingibst („Farbnuancen könnt ihr ignorieren“).
Material
Das Material muss nicht genau abgezählt sein. Du kannst es mit Blick auf die Nachbesprechung auch so gestalten, dass eine Rolle erst gar nicht abgerufen wird. Die Person mit der Rolle „blaue Kreise“ wartet dann in Runde 1 bis sie angesprochen wird, aber es passiert einfach nichts. In Runde 2 ist diese Person durch den Wegfall der festen Stellen frei und kann die Ressource in das Team einbringen. In Runde 1 ist dies nicht möglich, weil es die „Stellenbeschreibung“ nicht vorsieht. Auch kannst du herausstellen, dass in Runde 1 die Kompetenz zum Switch vielleicht nicht vorhanden ist. In Runde 2 sind wir wiederum nur erfolgreich, wenn wir in Lernen investieren. Crossfunktionalität ist kein Selbstläufer, sondern erfordert kontinuierliche Entwicklung und Lernen.
Achte zusätzlich auf Timer, und ggf. Kleber, falls die Zettel keine Klebefläche haben. Wir haben es aber auch schon sehr gut auf dem Boden legen lassen.
Gruppengröße und Zeitlimit
Das Spiel funktioniert ab sechs Personen gut und ist bis etwa zehn Personen noch ordentlich durchführbar. Alles, was darüber hinaus geht, kann negative Nebeneffekte haben (wie das immer so bei Teams über zehn ist). Wenn du 12 Teilnehmer:innen hast, lohnt es sich über zwei Teams nachzudenken, bei 14 sicherlich. Natürlich solltest du dann den Namen des Spiels auch anpassen. Dann sind es zum Beispiel die 10 Musketiere.
Pass dein Zeitlimit für die Umsetzung des Auftrags ein wenig der Gruppengröße an. Es ist auch vollkommen in Ordnung, wenn die Gruppe in der ersten Runde nicht erfolgreich wird. Wichtig ist vielmehr, dass sie die Aufgabe in der zweiten Runde schafft. Laut Erfahrung braucht das Team in der zweiten Runde etwa 1/3 bis ½ der Zeit aus Runde 1. Das ist aber komplett abhängig von deiner Projektaufgabe. Kleine Gruppen sind mit drei min etwas gestresst, sollten in vier gut durchlaufen. Größere Gruppen sind bei vier bis fünf Minuten gut angesiedelt. Du wirst aber schnell hier Erfahrungswerte aufbauen. Plane Zeit zur Vor- und Nachbesprechung ein. Auch kannst du mit dem Change Request ein wenig in die Zeit eingreifen. Entscheide also wann du diesen möglichst gut platzierst.
Viel Spaß
Wir wünschen dir viel Spaß beim Ausprobieren. Sollte dir bei der Durchführung auffallen, dass wir in dieser Beschreibung etwas vergessen haben, dann freuen wir uns auf einen Hinweis. Gemeinsam können wir das Spiel für alle noch besser machen. Schreib uns einfach eine kurze Nachricht auf hello@nerdrepublic.de