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Unter Person unterschreibt einen Vertrag im agile Contracting.

18. Juni 2023

Agilität

Agile Contracting

Wie kann Flexibilität und Zusammenarbeit in komplexen Umgebungen in das Vertragswerk eingeführt werden?

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In der schnelllebigen und sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt von heute werden herkömmliche Verträge zwischen Anbietern und Auftragnehmern den dynamischen Anforderungen und der Komplexität von Projekten oft nicht mehr gerecht. Hier kommt das agile Contracting ins Spiel. Agiles Contracting ist ein Rahmenwerk, das Flexibilität, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit bei der Projektdurchführung ermöglicht und so auch bei Ungewissheit für erfolgreiche Ergebnisse sorgt. Dies ist nicht nur ein Thema im Bereich der Software Entwicklung. Gerade auch eine agile Transformation muss als hoch komplexes Vorhaben verstanden werden.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf das Konzept des agilen Contracting, seine Bedeutung in komplexen Umgebungen, verschiedene Modelle des agilen Contracting, die Leistungsmessung, Erfolgsfaktoren und positive Beispiele ein, die seine Wirksamkeit veranschaulichen.

Was sind typische Verträge zwischen Anbieter und Auftragnehmer?

Herkömmliche Verträge zwischen Anbietern und Auftragnehmern basieren oft auf einem festen Umfang, einem festen Preis und einem festen Zeitrahmen. In diesen Verträgen werden klare Erwartungen hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen, der Kosten und der Fristen festgelegt. Bei komplexen Projekten, bei denen sich die Anforderungen wahrscheinlich ändern, kann das strikte Festhalten an diesen Verträgen jedoch zu Ineffizienz und verpassten Chancen führen. Agile Contracting erkennt diese Einschränkung an und bietet einen alternativen Ansatz, der Zusammenarbeit, iterative Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung fördert.

Warum ist agile Contracting in einem komplexen Umfeld notwendig?

In komplexen Umgebungen, in denen sich die Anforderungen ständig ändern und Unsicherheiten herrschen, bietet agile Contracting die nötige Flexibilität, um sich anzupassen und effektiv zu reagieren. Es macht sich die Prinzipien des agilen Projektmanagements zu eigen und ermöglicht schrittweise Iterationen, frühzeitiges Feedback und eine ständige Kommunikation zwischen Anbieter und Auftragnehmer. Durch die Einführung agiler Verträge können Unternehmen Risiken besser kontrollieren, die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Welche Modelle der Auftragsvergabe gibt es?

Es gibt verschiedene Modelle der Auftragsvergabe, die Unternehmen je nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Umständen anwenden können. Diese haben aber gerade in einem komplexen Umfeld nicht zu vernachlässigende Nachteile. Einige der gängigsten Modelle sind:

1. Time and Material (T&M): Dieses Modell ermöglicht Flexibilität in Bezug auf den Umfang und die Zeitvorgaben. Der Anbieter wird auf der Grundlage der investierten Zeit und des Aufwands sowie der Kosten für die verwendeten Materialien bezahlt. Dieses Modell eignet sich, wenn die Anforderungen unsicher sind oder sich wahrscheinlich ändern werden. Die Herausforderung mit Time & Material Verträgen ist, dass das Risiko ausschließlich beim Anbieter ist. Systemisch kann der Impuls beim Auftragnehmer entstehen: „Vertrag ist unterschrieben, Kohle kommt, inhalt ist erstmal sekundär“. Auftraggeber scheuen eher den Time & Material Ansatz in der klassischen Form. 

2. Festes Budget: Bei diesem Modell einigen sich Anbieter und Auftragnehmer auf ein festes Budget für das Projekt. Der Umfang und der Zeitplan können weiterhin flexibel sein, sodass Iterationen und Anpassungen nach Bedarf möglich sind. Der Anbieter ist dafür verantwortlich, das Projekt innerhalb des vereinbarten Budgets durchzuführen. In diesem System haben wir eine Verschiebung des Risikos auf die Seite des Anbieters. Dieser hat ein Festbudget auf das die Leistung erbracht wird. In einem komplexen Umfeld kann dies jedoch sehr schwierig sein. Um das (finanzielle) Risiko zu reduzieren, wird der Anbieter also genügend Luft in die Kalkulation nehmen. Der Auftraggeber zahlt also gegebenenfalls mehr, als eigentlich notwendig wäre.  

3. Ergebnisorientiert: Bei diesem Modell liegt der Schwerpunkt auf der Erzielung eines bestimmten Ergebnisses oder Geschäftswerts. Der Anbieter und der Auftragnehmer arbeiten zusammen, um die gewünschten Ergebnisse zu definieren, und der Anbieter wird nach dem Erreichen dieser Ergebnisse bezahlt. Dieses Modell fördert die Zusammenarbeit und die gemeinsame Verantwortung. Aus Sicht eines agile Contracting ist diese Variante wohl die sinnvollste. Zur erfolgreichen Umsetzung bedarf es aber Kontrollmechanismen wie auch Motivatoren, die im Einklang stehen.

4. Erste Annäherung und iterative Entwicklung: Bei diesem Modell steht die frühe Zusammenarbeit zwischen Anbietern und Auftragnehmern im Vordergrund, um den ersten Ansatz zu definieren und die Richtung des Projekts festzulegen. Hier ist bereits Projektvertrauen entwickelt worden, welches beispielsweise auf den Ergebnisorientierten Ansatz aufsetzt. Die iterative Entwicklung, die sich durch mehrere kurze Iterationen auszeichnet, sorgt für kontinuierliches Feedback und ermöglicht Anpassungen auf der Grundlage der sich verändernden Anforderungen.

Geht eine Berechnung der Leistung über relativen Aufwand?

Die Leistung bei Agile Contracting wird nicht nur anhand traditioneller Kennzahlen wie der Einhaltung des Zeitplans oder des Budgets gemessen. Stattdessen konzentriert sich Agile Contracting darauf, einen Mehrwert zu schaffen, indem es die Bedürfnisse der Nutzer erfüllt und die Projektziele erreicht. Zu den wichtigsten Leistungsindikatoren gehören die Kundenzufriedenheit, die Verkürzung der Durchlaufzeit und die Anzahl der pro Iteration gelieferten Funktionen. Diese Kennzahlen bieten einen ganzheitlichen Überblick über die Projektleistung und ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung.

Bei der agilen Auftragsvergabe wird jedoch auch nicht selten die Leistung anhand von Kennzahlen berechnet, die den agilen Prinzipien entsprechen. Zwei gängige Kennzahlen, die (leider) beim agilen Contracting verwendet werden, sind Agile Function Points (AFP) und Story Points.

Agile Function Points (AFP) messen den funktionalen Umfang der Leistungen und berücksichtigen dabei Faktoren wie Komplexität, Benutzerinteraktionen und Geschäftswert. Story Points hingegen schätzen den relativen Aufwand, der für die Fertigstellung einer User Story oder Aufgabe erforderlich ist. Diese Kennzahlen dienen oft als Grundlage für die Bewertung des Fortschritts, der Produktivität und der Qualität der Arbeit während des Projekts.

Sie sind jedoch nicht konfliktfrei. Geht die Bewertung beispielsweise über Story Points entsteht eine systemische Motivation, möglichst wenig Arbeit in möglichst viele Story Points zu bekommen. Dies ist der Hebel des Auftragsnehmers an der eigenen Marge positiv zu arbeiten. Um die Inflation zu reduzieren wird in der Regel viel Konfliktpotential in der Kommunikation bearbeite. Dies belastet die gemeinsame Partnerschaft. 

Was sind die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche agile Auftragsvergabe?

Erfolgreiches agiles Contracting erfordert eine Kombination von Faktoren, darunter:

1. Klare Erwartungen und Ausrichtung: Die Festlegung klarer Erwartungen, die Definition von Projektzielen und deren Abstimmung mit den strategischen Zielen des Unternehmens bilden die Grundlage für erfolgreiches Agile Contracting. Beide Seiten sollten das eigentliche Ziel gemeinsam definieren.

2. Klare und offene Kommunikation: Eine effektive Kommunikation zwischen dem Anbieter und dem Auftragnehmer ist entscheidend. Regelmäßige Treffen, Feedbackgespräche und eine transparente Berichterstattung sorgen dafür, dass sich die Beteiligten abstimmen und alle Bedenken und Probleme umgehend angegangen werden.

3. Zusammenarbeit und Vertrauen: Agiles Contracting lebt von Zusammenarbeit und Vertrauen. Beide Parteien sollten als Team zusammenarbeiten, sich die Verantwortung teilen und das Fachwissen der jeweils anderen Seite nutzen, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Agiles Contracting ist offen für Veränderungen und fördert die Anpassungsfähigkeit. Sowohl der Anbieter als auch der Auftragnehmer sollten bereit sein, Pläne, Anforderungen und Zeitpläne nach Bedarf anzupassen.

5. Definition of Done: Eine klare Definition des Begriffs „Done“ stellt sicher, dass beide Parteien sich über die erwarteten Ergebnisse, Qualitätsstandards und Abnahmekriterien einig sind.

6. Gemeinsame Kontrollinstanzen: Um im Vertragswerk „Ergebnisorientiert“ sinnvoll vorgehen zu können, sind gemeinsame Kontrollinstanzen notwendig. Hierzu kann beispielsweise ein Sprintsystem genutzt werden in dem die kommende Arbeit geplant wird und danach gemeinsam gereviewed wird. 

7. Planbarkeit der Umsätze: Der Auftragnehmer braucht einen gewissen Grad an planbarkeit der Umsätze. Wenn auch der Auftragsgeber die möglichkeit hat, die Zusammenarbeit vorzeitig einzustellen, sollte dies nicht Ad-Hoc sondern mit einem Vereinbarten Vorlauf geschehen. Dies hilft auch bei der Abwicklung und Übergabe der bisherigen Aufwände. 

In diesem Setting wird ein System geschaffen, welches zum einen die notwendige Flexibilität eines komplexen Umfeldes berücksicht und zum anderen die Risikoverteilung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber in Einklang bringt. Der Auftragnehmer hat ein gewisses Grad an finanzieller Sicherheit wie auch eine Motivation gute Arbeit abzuliefern. Der Auftraggeber wiederum hat die Flexibilität bei nicht guter Arbeit, ein Projekt auch vorzeitig einzustellen. Zusätzlich werden Mechanismen eingebaut den Aufwand flexibel zu gestalten. 

Was sind die positiven Beispiele?

Viele Unternehmen haben agile Contracting erfolgreich eingeführt und davon profitiert. Ein solches Beispiel ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das für ein komplexes Projekt einen agilen Vertragsansatz gewählt hat. Durch Flexibilität und Zusammenarbeit konnte das Unternehmen innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens eine qualitativ hochwertige Software liefern und die Erwartungen des Kunden übertreffen. Der iterative Charakter der agilen Vertragsgestaltung ermöglichte kontinuierliches Feedback und Anpassungen, so dass ein Produkt entstand, das den sich entwickelnden Bedürfnissen der Endnutzer entsprach.

Fazit

Agile Contracting bietet eine erfrischende Alternative zu traditionellen Verträgen in komplexen Umgebungen. Durch Flexibilität, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit können Unternehmen Unwägbarkeiten bewältigen, Risiken managen und erfolgreiche Ergebnisse erzielen. Die Modelle des agilen Vertragsabschlusses bieten einen Rahmen, der auf die spezifischen Projektanforderungen zugeschnitten werden kann. Mit klarer Kommunikation, Zusammenarbeit und einem gemeinsamen Verständnis von Leistungskennzahlen können Unternehmen bei ihren agilen Vertragsbemühungen erfolgreich sein. Ganz gleich, ob du ein Anbieter oder ein Auftragnehmer bist, lohnt es sich mit agile Contracting zu befassen einen gemeinsamen ersten Ansatz zu entwickeln und diese womöglich einzuführen.